Sejf, teczki, segregatory, a może pudełka – to wszystko przydaje się do organizacji dokumentów. Te ważne powinny być szczególnie zabezpieczone i schowane.
Ważne dokumenty – akty urodzenia, ślubu, paszporty, polisy ubezpieczeniowe, umowy o pracę, rozliczenia PIT, umowy kredytowe i pożyczkowe, dokumentacja medyczna, akty notarialne, gwarancje i paragony – powinny być pod ręką, ale jednocześnie zabezpieczone kradzieżą. Każde z nich zawiera dużo danych osobowych, które mogłyby zostać wykorzystane. Trzeba je też ochronić przed ewentualnym zniszczeniem.
Pamiętajmy również o dokładnym ich uporządkowaniu, by oszczędzić sobie czas w przypadku późniejszych poszukiwań. Ważne jest też, żeby raz na jakiś czas przejrzeć wszystkie – może okazać się, że minął już obowiązkowy termin ich przechowywania.
Przykładowo rozliczenia podatkowe i inne dokumenty z urzędu skarbowego należy zachować przez 5 lat, opłaty za wodę, prąd czy gaz – przez 3 lata, a różnego rodzaju karty gwarancyjne i paragony – przez 2 lata (najlepiej zrobić ksero, gdyż tusz może przez ten czas wyblaknąć).
Najbezpieczniejszym miejscem do przechowywania ważnych dokumentów jest domowy sejf, który skutecznie ochroni je przed osobami trzecimi oraz żywiołami (powodzią, pożarem) i uszkodzeniami mechanicznymi.
Na rynku dostępnych jest wiele modeli różniących się rozmiarem, klasą zabezpieczeń, czy rodzajem zamka. Z reguły trzeba na niego przeznaczyć średnio kilka tysięcy złotych, choć są też tańsze modele za kilkaset złotych.
Teczki papierowe, plastikowe, i z przegródkami, to wręcz must have przy organizacji dokumentów. Są tanie i pozwalają na uporządkowanie wszystkich „papierów”. Każdy domownik może mieć swoją teczkę, możemy także podzielić teczki wedle kategorii (oddzielnie umowy, oddzielnie akty itp.), czy według roczników.
Wbrew pozorom potrafią one pomieścić naprawdę sporo i nie zajmują przy tym zbyt wiele miejsca. Można je bez problemu schować do szuflady, biurka, czy szafy.
>> Zobacz też: Uporządkuj swoją przestrzeń – gazetniki
Segregatory to idealne rozwiązanie do przechowywania dokumentów, z których korzystamy często i musimy mieć je zawsze pod ręką. Wygodne umieszczenie w przezroczystych koszulkach umożliwia czytanie treści bez wyjmowania ich (chyba że do jednej koszulki włożyliśmy wiele dokumentów). Nie bez powodu w biurach i urzędach dominują właśnie segregatory.
Pamiętajmy także, że segregatory dobrze prezentują się na półce czy regale. Można je łatwo opatrzyć nazwą czy symbolem, by wiedzieć, w którym są jakie dokumenty. Trzeba jednak uważać z najważniejszymi aktami. Te lepiej trzymać poza zasięgiem wzroku. Dodatkowo folia może „przykleić się” do niektórych rodzajów druku i wówczas przy wyjmowaniu okazuje się, że dokument nie nadaje się do odczytania. Z pewnością segregatory należy trzymać w suchych miejscach.
Na koniec zostają jeszcze pudełka. Najlepiej wielkości lekko ponad wymiar standardowej kartki A4, tak by dokumenty nie przesuwały się. W pudełkach można umieścić wspomniane wcześniej teczki, na przykład wszystkie z danego roku albo dotyczące jednej sprawy.
Na rynku są dostępne także bardzo eleganckie i stylowe pudełka, które są świetną dekoracją. Można je też wygodnie oznaczyć, podpisać i wynieść na strych. W głębokich pudełkach najlepiej gromadzić najważniejsze (na przykład akty urodzenia, ślubu, świadectwa pracy, akty notarialne).
Współcześnie wiele ważnych dokumentów posiadamy również w wersji elektronicznej. W tym miejscu także trzeba je dobrze zabezpieczyć i ochronić przed innymi.
Najprostszym sposobem jest zebranie ich do folderu, który będzie można otworzyć wyłącznie po podaniu hasła dostępu. W wielu przypadkach warto też skorzystać z archiwizacji oferowanej przez specjalistyczne firmy.
